Sinergi dalam pengelolaan Apartemen Gateway Pesanggrahan
ARTIKEL ditulis Oleh :
Budi Winarno
Ketua P3SRS (periode 2020-2023)
1, Pendahuluan :
Salah satu permasalahan yang kita hadapi bersama dalam aspek pengelolaan Gedung Apartemen Gateway Pesanggrahan adalah usia gedung dan peralatannya yang semakin tua. Hal ini membutuhkan biaya operasional, pemeliharaan dan perawatan yang semakin meningkat. Untuk itu diperlukan sinergisitas antar warga atau anggota Perhimpunan, Pengelola, Pengurus, Pengawas P3SRS serta pihak luar atau para mitra dan stake holder.
Sinergi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah kegiatan atau operasi gabungan. Sedang bersinergi adalah melakukan kegiatan atau operasi gabungan.
Dapat dikatakan sebuah kegiatan gotong royong dalam rangka meringankan beban bersama.
Wujud sinergi antara lain :
a. Pembayaran Service Charge atau Iuran Pengelolaan Lingkungan yang tepat waktu dan pengelolaannya yang tepat sasaran.
b. Adanya partisipasi aktif warga dalam kontribusi mengatasi permasalahan tingginya kebutuhan perawatan gedung.
c. Adanya koordinasi dan kerjasama yang baik dalam pelayanan operasi, pemeliharaan dan perawatan antara Pengelola, Pengurus dan Pengawas serta pihak eksternal atau para stake holder atau mitra kerja antara lain para Vendor , termasuk juga dgn pihak RT, RW, Kelurahan serta instansi Pembina lainnya (Dinas PRKP, Suku Dinas PRKP serta Kementerian PUPR).
2. Hal-Hal yang perlu disinergikan.
2.1. Pembayaran Service Charge atau Iuaran Pengelolaan Lingkungan.(SC atau IPL).
SC atau IPL merupakan darah dari berjalannya pengelolaan gedung yang aman, nyaman dan tertib. Untuk operasi, pemeliharaan berasal dari SC, dan untuk perawatan berasal dari Sinking Fund (SF) atau dana cadangan.
Kondisi saat ini, SC yg dibayarkan anggota Perhimpunan bulan ini, digunakan untuk pembiayaan operasional bulan ini juga. Hal ini sungguh tidak sehat. Seperti gali lubang tutup lubang.
Untuk menyehatkan kondisi penerimaan ini antara lain diperlukan :
a. Pembayaran tepat waktu dan tidak ada yang menunggak atau Out Standing (OS) . Tunggakan saat ini sudah mencapai jumlah Rp. 1,6 M. Walaupun tiap bulan ada upaya penagihan, namun tunggakan baru terjadi lagi.
Upaya melibatkan warga untuk penagihan atau collection sudah dilakukan, baik yang dilakukan pengurus, pengelola maupun tenaga freelance. Melalui upaya ini telah berhasil ditagih sebesar +/- diatas Rp 398juta-an. Dan upaya ini perlu terus ditingkatkan.
Upaya-upaya melalui surat peringatan dari pengelola, perlu ditingkatkan terus, bila perlu melalui upaya penetapan status hukum dengan penyerahan sementara dari pemilik kepada pengelola untuk dikelola agar tidak menjadi beban, baik oleh pemilik maupun pengelola.
b. Peninjauan besarnya IPL atau SC.
IPL di Apartemen atau Rumah Susun Milik Gateway Pesanggrahan sebesar Ro. 8.603/ m2, sinking fund Rp 500,-/m2, Biaya beban listrik Rp 33.320/Kva, Biaya air bersih Rp 7.450/m3, biaya abodemen air Rp 11.950,-. Komposisi ini bisa dibilang sangat rendah (baca : murah banget) dibandingkan dengan Apartemen sejenis atau dibangun dalam program yang sama di Jakarta. Yaitu program 1000 tower Rumah Susun pada era Presiden dan Wakil Presiden SBY -JK.
Informasi yang saya dapatkan di Kalibata City, pembayaran dilakukan per 6 bulan Rp 2.500.000,- belum termasuk air, listrik dan gas, lalu di Menteng Square SC sebesar Rp 300rb-an, parkir berbayar 300rb mobil ke-1 yang ke-2 500rb, lalu di Green Pramuka, SC Rp 22.000/m2.
Oleh karena itu peningkatan pelayanan operasional, pemeliharaan dan perawatan Rumah Susun Milik Gateway Pesanggrahan dipandang perlu untuk ditinjau dan ditingkatkan. Untuk itu dibutuhkan sinergi antar pihak untuk mendukung penyesuaian IPL atau SC ini.
2.2 Partisipasi Aktif Anggota.
Sinergi antara anggota Perhimpunan dengan Pengelola dan Pengurus adalah adanya sumbangan baik berupa tenaga, pikiran atau pinjmaan tanpa agunan dan jasa untuk kepentingan bersama. Sinergi berupa parisipasi aktif anggota.
Contoh partisisipasi aktif anggota yaitu:
a. Penggalangan Donasi dan Pembentukan Satgas (Satuan Tugas) Relawan Pencegahan Covid -19.
Pada saat awal diterapkannya status pandemi oleh pemerintah dan adanya kebijakan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB), Pengurus P3SRS melakukan upaya antisipatif yaitu dengan membentuk Satgas Relawan Pencegahan Covid-19 serta memeberikan dana stimulus sejumlah Rp. 3 juta rupiah. Kemudian Satgas melakukan upaya penggalangan donasi dan terkumpul sejumlah Rp 17,5 juta. Ini merupakan wujud sinergi dalam pencegahan pandemi Covid-19.
b. Pinjaman Dana Talangan serta Pembayaran Secara Angsuran Untuk Perbaikan dan Perawatan Prasarana, Sarana dan Utilitas Umum (PSU) Apatemen.
Pengurus dan Pengelola dalam kondisi keuangan yang terbatas perlu mengupayakan sinergi dengan pihak anggota perhimpunan dan vendor untuk melakukan perawatan PSU. Yang telah dilakukan antara lain yaitu :
Membuka secara luas adanya partisipasi warga untuk meminjamkan dananya tanpa jasa dan diangsur dalam waktu 6 (enam) bulan.
Ibu Ani Wuryani yang dikenal dengan nama panggilan Kanjeng Mami, memiliki inisiatif untuk memperbaiki koridor luar Tower B. Kondisi keramik banyak yang telah rusak, sebagian ada yang ambles menyebabkan sering warga yang melewatinya terpeleset. Beliau yang memiliki sejumlah unit di Gateway dan dikenal dermawan, menawarkan untuk memberikan dana talangan senilai 35juta untuk perbaikan koridor dengan mengganti keramik. Selain berpartisipasi dalam pembiayaan penggantian keramik atau rehabilitasi koridor tower B, Bu Ani juga telah berpartisipasi dalam penalangan tambahan pembayaran rekening air Palyja sejumlah Rp 35juta, dan talangan ini juga tanpa jasa dan lunas dibayarkan setelah 10 hari.
Ditengah proses dalam perbaikan, dilihat area jalan mobil didepan koridor yang berupa paving block juga ambles. Oleh karena itu perlu dilakukan rehabilitasi. Koridor yang semula menggunakan keramik ukuran 30 cm diganti dengan ukuran 40 cm mengkuti desain perbaikan pintu loby B yang dilakukan oleh pengurus dan pengelola periode sebelumnya, tanpa merubah struktur bangunan, sehingga tidak menyalahi ketentuan yang berlaku. Untuk itu diperlukan dana talangan dibayarkan pengembaliannya selama 6 bulan tanpa jasa atau bunga. Secara pribadi dan atas nama pengurus saya mengucapkan terimakasih atas kebaikan ibu, semoga Gusti Allah membalas segala kebaikan ibu dan saya berharap tindakan kedermawan-an ibu dapat ditiru oleh warga dan penghuni yang lain, dalam kerangka bergotong royong membangun rumah kita bersama. Amin
2.3. Kerjasama dan sinergi dengan pihak eksternal
Sinergi dengan pihak eksternal yaitu pendayagunaan potensi eksternal dalam perawatan PSU serta pelayanan terhadap warga. Antara lain :
a. Kerjasama dengan pihak Vendor untuk
Perawatan (Pengadaan dan Pemasangan Spare Part) Lift dengan cara mengangsur pembayaran.
Bentuk sinergi lain dalam aspek perawatan PSU adalah pengadaan dan pemasangan spare part lift. Secara jujur perlu diakui, saat ini Pengurus dan Pengelola tidak memiliki jumlah dana untuk membiayai perawatan lift. Sedangkan kondisi spare part yang telah berusia 10 tahun menuntut adanya perawatan. Salah satu cara yang ditempuh adalah kerjasama dengan Vendor untuk meringankan cara pembayaran jasa pemasangan dan pengadaan spare part-nya.
b. Kerjasama dalam Pencegahan dan Penanganan Pandemi Covid-19.
Dalam aspek penanganan dan pencegahan pandemi Covid-19 Pengurus P3SRS bekerja sama dengan pihak Kelurahan Petukangan Selatan (Satgas Covid-19) sebagai pihak yang berwenang. Antara lain dalam bentuk penyemprotan disinfektan, penanganan bagi warga yang terpapar dan pemberian bantuan sosial.
Pihak Pengelola melakukan aspek antisipasi dengan sosialisasi pola hidup sehat, dan pelaksanaan Protocol Covid-19. Serta penyediaan fasilitas cuci tangan, penyediaan hand sanitizer, dan peyemprotan disinfektan pada koridor dan lift secara rutin.
Sinergi dengan segenap pengurus dan pihak-pihak pembina di lingkungan eksternal Gateway dan sesepuh warga lainnya sangat diperlukan untuk mewujudkan kondisi Apartemen Gateway Pesanggrahan yang aman, nyaman dan kondusif.
3. Penutup
Sinergi dalam pengelolaan Apartemen Gateway Pesanggrahan sangat diperlukan untuk kegiatan operasional, pemeliharaan dan perawatan agar VISI kami mewujudkan Gateway sebagai hunian keluarga yang SMART serta hunian yang aman, nyaman, serasi, produktif dan berkelanjutan dapat terwujud. Amin YRA.
Sinergi yang diperlukan adalah sinergi antara anggota, pengelola, pengurus, pengawas dan pihak pembina serta pihak mitra lainnya.
Kebersihan sebagian dari Iman
Badan Pengelola senantiasa berusaha untuk menjaga lingkungan di dalam lingkungan Gateway, khususnya area publik, seperti selasar, tangga darurat, lift dan area kolam renang. Melalui tim HK (house keeping), kegiatan piket harian dilakukan setiap saat baik pagi, siang, sore, dan malam hari. Namun sebagai penghuni, tidak bijak juga membiarkan HK bekerja sendiri tanpa ada partisipasi dari seluruh warga. Melalui website ini kami dari segenap pengurus, mengajak peran serta masyarakat untuk senantiasa menjaga kebersihan mulai dari unit masing – masing dan menjaga perilaku hidup bersih, dengan : membuang sampah pada tempatnya, menjaga fasilitas bersama tetap dalam keadaan baik. Jika ada warga yang menemukan sampah – sampah yang tidak pada tempatnya, kami mohon untuk dapat menghubungi team Bank MAS (Material Asal Sampah) khusus hanya melalui WA di 0812-80955-239, atau House Keeping melalui nomor telp WA Info badan pengelola (complaint) 0813-8820-8564.
Mari Berolahraga – Bulutangkis
Gateway 20 Desember 2020. Men sana in corpore sano, merupakan sebuah pepatah kuno yang diserap dari bahasa latin yang artinya : didalam tubuh yang sehat terdapat jiwa yang kuat. Begitu juga dengan salah satu unit kegiatan yang ada di Gateway yang di-inisiasi oleh beberapa penghuni yang gemar berolahraga, secara rutin melakukan olahraga bulutangkis di hall badminton di daerah Deplu, Jl Adam Malik. Selain sebagai sarana berolahraga, perkumpulan ini juga secara tidak langsung memberi dampak meningkatkan kerukunan antar warga dan sesama penghuni lho. diantaranya di-inisiasi oleh Pak Boy, Pak Uug, Mas Jun, Pak Tri, Pak Sigit, Pak Albert, Mas Riyan, Mas Erick, dan pak Budi Winarno.
Program Kerja Badan Pengelola (periode 2020-2023)
- Proses perpanjangan SLF (Sertifikat Laik Fungsi)
- Pemeliharaan, perawatan dan perbaikan Utilitas
- Pengembangan dan pengelolaan lahan parkir. (Tahun 2-3)
- Pengelolaan data pemilik dan penghuni secara online
- Akses laporan keuangan secara online oleh pemilik
- Tindak lanjut hasil audit :
- Peningkatan sistem perencanaan yang cermat, akurat dan akuntabel, dan terkoordinasi dengan baik ;
- Penyelenggaraan pengelolaan sistem informasi yang optimal;
- Penyelenggaraan urusan ketatausahaan, kesekretariatan, dan kerumah-tanggaan dengan baik;
- Pelaksanaan pengawasan kinerja dan keuangan yang efektif.
- Sistem Akuntansi, melakukan pebaikan terhadap sistem akuntansi manual dan Akuntansi Komputer.
- Sistem pengendalian Internal, membuat kebijakan dalam menentukan batasan kapitalisasi aset untuk memperjelas pengelompokan kapitalisasi aset dan beban
- Pelaporan keuangan, perlu adanya Evaluasi SDM dan peningkatan kemampuan dibidang Akuntasi:
- Bidang Usaha dan Kelangsungan Hidup,
- Bidang usaha dan kelangsungan hidup (going concern)
- Menjaga kepercayaan dari perhimpunan pemilik dan penghuni satuan rumah susun
- Mencari usaha lain untuk menjaga kelangsungan hidup perhimpunan
- Menyusun analisa kelangsungan hidup (going concern) perhimpunan
- Menyusun analisa swot (strenghness, weakness, opportunity dan threat)
- Peningkatan kualitas Laporan keuangan Perhimpunan yang mencerminkan kontrol yang baik terhadap beban usaha dengan menyusun rencana biaya operasi pada masing-masing cabang dengan penentuan batasannya sehingga dapat mempermudah kontrol atas kerugian.
- Piutang, Melaksanakan pembagian pencatatan piutang dengan menggunakan buku pembantu pencatatan piutang untuk melakukan kontrol terhadap piutang usaha
- Aset Tetap dan Penyusutan Membentuk tim pemeriksa asset tetap dan melakukan pemeriksaan asset tetap secara berkala
- Hutang, Melaksanakan pencatatan utang sesuai standar akuntansi dan adanya kontrol yang konprehensif terhadap catatan hutang.
- Estimasi Imbalan Pasca Kerja, (pensiun, pesangon, asuransi pasca kerja), memperbaiki pencatatan estimasi pasca kerja yang seharusnya diakui dan dihitung berdasarkan metode Aktuarial yang telah ditentukan dan sesuai dengan sistem akuntansi yang berlaku.
- Laporan Pendapatan, perbaikan sistem pencatatan, pelaporan dan kordinasi antar bagian dalam bentuk dokumen pendukung Laporan keuangan.
- Laporan Keuangan
a) Laporan Bulanan
b) Laporan Tiga Bulanan
c) Laporan Tahunan
2. Laporan Aset
a) Pencatatan Daftar Inventaris Aset
b) Audit Aset
3. Laporan Kegiatan Operasional
a) Laporan Bulanan
b) Laporan Pemeliharaan dan perbaikan
4) Penetapan Program Keja TA 2020 s.d. 2023 Dan RAB 2021-2024
5) Rencana Penggunaan Sinking Fund
6) Audit/ Pemeriksaan Oleh Auditor Independen
Program Kerja Pengurus (periode 2020 – 2023)
- Pengelolaan Apartemen menuju Green Building (tahun2-3)
- Proses Asuransi gedung
- Memproses peralihan kepemilikan aset beserta legalitasnya dari PT Bina Karya
- Pembentukan atau penunjukkan Badan Pengelola
- Peninjauan penerimaan untuk pengelolaan dan operasional “Service charge dan Sinking Fund” perawatan dan pembangunan (tahun 2-3)
- Pemberdayaan karyawan dan pembinaan (tahun 2-3)
- Partisipasi warga dalam kebersihan, kesehatan, keamanan, dan keselamatan (K3) (tahun 1-3)
- Pembinaan kehidupan ber-Pancasila (tahun 1-3)
- Mendorong pembinaan kerukunan kehidupan beragama di apartemen (peningkatan aktivitas kerohanian)
- Fasilitasi sarana dan program pendidikan masyarakat (Penataan Aula)
- Fasilitasi Ruang terbuka untuk interaksi antar warga (Penertiban selasar dan arena bermain)
- Pembudayaan Musyawarah dalam urusan bersama (silaturahmi temu warga/STW)
- Pemberdayaan tempat usaha dan bisnis warga (pembentukan koperasi warga)
Laporan Keuangan Pengurus Periode 2017-2019
Setelah kita membaca artikel sebelumnya mengenai pengertian PSAK 45 dan laporan keuangan serta artikel mengenai opini audit, maka kami berharap kepada seluruh pemangku kepentingan / stake holders Gateway Pesanggrahan, dapat memiliki pemahaman yang sama dalam membaca dan memaknai laporan keuangan yang ditampilkan. (perhatikan juga periode kepengurusannya).
Mengenal suatu Opini Audit
Berdasarkan definisinya, opini audit adalah suatu pernyataan auditor terhadap kewajaran laporan keuangan dari entitas yang diaudit.
Kita mengenal ada 5 opini audit yang dikeluarkan oleh seorang Auditor Independen, (secara urutan dari yang paling baik ke yang paling jelek), yaitu sbb :
- Opini wajar tanpa pengecualian (un-qualified Opinion) – sangat bagus
- Opini wajar dengan pengecualian (Qualified Opinion) – bagus
- Opini wajar tanpa pengecualian dengan paragraf penjelasan (Modified Un-qualified Opinion) – cukup
- Opini tidak wajar (adverse opinion) – buruk
- Opini tidak mengeluarkan pendapat (disclaimer opinion) – sangat buruk
Secara umum, suatu entitas / badan usaha yang menjalankan bisnis atau kegiatan operasional sudah selazimnya berusaha agar laporan keuangan yang diperiksa oleh seorang auditor independen mendapat opini audit yang baik sebagai bentuk pertanggung jawaban kepada stake holders / pihak yang berkepentingan. (lihat urutan di atas).
Mengenal PSAK 45 dan Laporan Keuangan
Berdasarkan bentuk operasional / usahanya, “pengelolaan rusunami masuk ke dalam kategori organisasi nirlaba”, untuk itu pencatatan dan pelaporan keuangan suatu organisasi nirlaba tersebut harus sesuai dengan “PSAK 45”.
Bagi seorang awam yang belum mengenal apa itu PSAK, maka berikut definisi PSAK. PSAK merupakan singkatan dari Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan, yaitu suatu dasar aturan dan pedoman dalam membuat laporan akuntansi, yang bertujuan menciptakan keseragaman dalam penyampaian suatu pelaporan. PSAK ini disusun, dirancang dan dibuat oleh IAI (Ikatan Akuntan Indonesia), suatu lembaga resmi yang mewadahi profesi akuntan yang ada di Indonesia, sama halnya dengan IDI (Ikatan Dokter Indonesia) dan lembaga – lembaga sejenis lainnya.
PSAK 45 mengatur standar – standar pelaporan keuangan untuk suatu organisasi nirlaba. Ada 4 laporan wajib yang harus dipenuhi dalam PSAK 45 tersebut, yaitu sbb :
- Laporan arus kas – menggambarkan pergerakan arus kas dari aktivitas perusahaan (dari sisi investasi, pendanaan, maupun operasional)
- Laporan Aktivitas – dalam perusahaan dagang dikenal lap Laba Rugi
- Laporan Posisi Keuangan – dalam perusahaan dagang dikenal sebagai laporan Neraca
- Catatan atas laporan keuangan – penjelasan atas 3 hal diatas